討論管理者的工作任務(wù)，絕大多數(shù)都是從工作計(jì)劃開(kāi)始的，這聽(tīng)起來(lái)似乎很有道理。但是這種說(shuō)法有一個(gè)毛病，就是在實(shí)踐中不太可行。計(jì)劃是紙上談兵，只是美好的向往而已，很少能夠真正實(shí)現(xiàn)。
　　依我看來(lái)，卓有成效的管理者并不一開(kāi)始就著手工作。他們往往會(huì)從時(shí)間安排上著手，而不是從計(jì)劃入手。他們首先要了解自己的時(shí)間到底是怎么使用的，然后再試圖來(lái)重新安排自己的時(shí)間，削減那些花時(shí)間而又不產(chǎn)生價(jià)值的工作。最后，他們將自己可以支配的斷斷續(xù)續(xù)的時(shí)間匯合成大塊的可以持續(xù)的時(shí)間單元。以下的三步曲就是管理工作卓有成效的基礎(chǔ)：
　　*記錄時(shí)間
　　*管理時(shí)間
　　*統(tǒng)一安排時(shí)間
　　卓有成效的管理者懂得，時(shí)間是個(gè)限制因素。任何流程的輸出量都會(huì)受到最緊缺資源的制約，而在我們稱之為“出成就”的這條流程里，這一制約因素就是時(shí)間。
　　時(shí)間也是一種非同一般的資源。在其他一些主要資源中，資金實(shí)際上還是很充裕的。不過(guò)我們?cè)�先并不知道，�?duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生制約的并不是資金供應(yīng)不足，而是對(duì)資金的需求量不大。人才是第三種制約因素，但總還是可以雇到人才，盡管耍雇到足夠的理想人才并不容易。然而，我們的確無(wú)法通過(guò)租用、雇用、購(gòu)買或者其他手段來(lái)獲得更多的時(shí)間。
　　時(shí)間的供應(yīng)是沒(méi)有伸縮性的。不管需求有多么強(qiáng)烈，時(shí)間的供應(yīng)就是這么多。它沒(méi)法用價(jià)格來(lái)進(jìn)行調(diào)節(jié)，也沒(méi)法為它來(lái)繪制邊際效用曲線。另外，時(shí)日稍縱即逝，根本無(wú)法儲(chǔ)存，昨天的時(shí)間已是一去不復(fù)返了。所以，時(shí)間才是最最短缺的東西。
　　時(shí)間失掉以后是完全無(wú)法補(bǔ)償?shù)�。在一定的范圍�?nèi)，我們可以用一種資源來(lái)替代另一種資源，比如，用銅來(lái)替代鋁，用資金來(lái)替代勞力。我們可以使用更多的智力，也可以使用更多的體力。但是沒(méi)有任何東兩可以替代已經(jīng)失去的時(shí)間。
　　做任何工作都要耗費(fèi)時(shí)間，時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。完成任何工作都要耗費(fèi)時(shí)間�？墒�，絕大多數(shù)人都將這獨(dú)一無(wú)二的、失去之后無(wú)法補(bǔ)償?shù)摹⒏扇魏问虑槎疾豢扇鄙俚馁Y源并不太當(dāng)一回事。要說(shuō)卓有成效的管理者與其他人有所不同的話，其最大的區(qū)別就在于他們對(duì)自己的時(shí)間十分愛(ài)惜。
　　人在如何使用自己的時(shí)間問(wèn)題上往往有許多不足之處。
　　雖然人像其他生物一樣也有“生物鐘”，當(dāng)他乘飛機(jī)橫跨大西洋時(shí)，這“感覺(jué)更為明顯、但是人仍然缺乏可靠的時(shí)間感覺(jué)，這一點(diǎn)已從實(shí)驗(yàn)室里得到了證實(shí)。如果將“個(gè)人關(guān)在房間里，不讓他看到外界的光線或黑暗，那么他很快就會(huì)失去對(duì)時(shí)間的感覺(jué)。即使在黑暗中，絕大部分人尚能保持對(duì)空間的感覺(jué)；可是就算開(kāi)著燈，在一間與外界定全隔絕的房間里呆上幾個(gè)小時(shí)之后，絕大多數(shù)人都估計(jì)不了自己已在房?jī)?nèi)呆了多久。
　　所以，如果我們僅僅依靠自己的記憶，恐怕就說(shuō)不清楚時(shí)間是怎么花掉的。
　　我有時(shí)請(qǐng)一些自認(rèn)為記憶力很強(qiáng)的管理考將自己怎么使用時(shí)間的情況寫(xiě)下來(lái)，然后我將這些寫(xiě)成條條的估計(jì)暫時(shí)保存起來(lái)。與此同時(shí)，我又請(qǐng)這些管理者把自己時(shí)間的實(shí)際使用倩況記錄下來(lái)。過(guò)了幾周或數(shù)月后，我發(fā)現(xiàn)，這些反映時(shí)間的實(shí)際使用情況的記錄與他們當(dāng)初的估計(jì)相去甚遠(yuǎn)。
　　一位公司的董事長(zhǎng)十分肯定地對(duì)我說(shuō)，他的時(shí)間大體上可以分為三個(gè)部分。三分之一的時(shí)間，根據(jù)他的感覺(jué)，是花在公司的高級(jí)管理人員身上的；另外三分之一的時(shí)間是花在重要客戶身上的；最后的三分之一時(shí)間是用在地區(qū)社會(huì)活動(dòng)中了。我們后來(lái)用六個(gè)多星期的時(shí)間，對(duì)他的實(shí)際活動(dòng)作了詳細(xì)的記錄，結(jié)果十分清楚：在上述三個(gè)領(lǐng)域里，他幾乎沒(méi)有花什么時(shí)間。他自己也知道，應(yīng)該把時(shí)間花到這些領(lǐng)域上去——記憶總是很幫忙的，它會(huì)告訴他已把時(shí)間花在上述這些事情上了。然而，實(shí)際記錄卻顯示：他把絕大部分時(shí)間都花在做調(diào)度工作上了，隨時(shí)了解他所認(rèn)識(shí)的一些客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨不斷地打電話給工廠。其實(shí)這些訂貨中的絕大部分都進(jìn)行得很順當(dāng)，而他的干預(yù)只會(huì)延誤訂單的落實(shí)。然而，當(dāng)他的秘書(shū)拿著這份記錄來(lái)到他的辦公室時(shí)，他根本就不相信秘書(shū)所做的記錄。在幾次三番看到了類似的記錄之后，他才開(kāi)始相信：關(guān)于時(shí)間的使用問(wèn)題，記錄要比記憶可靠得多。

　　因此，卓有成效的管理者懂得：要使用好他的時(shí)間，他首先必須要知道自己的時(shí)間實(shí)際上是怎么花掉的。