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1.接受申請認(rèn)證
受理認(rèn)證申請——準(zhǔn)備審核(組成審核組——文件預(yù)審——編制審核工作文件——編制審核計(jì)劃——預(yù)審)——現(xiàn)場審核——(首次會(huì)議——文件審核——現(xiàn)場檢查——訪問工人—— 確定不符合項(xiàng)——編寫不符合項(xiàng)報(bào)告——末次會(huì)議)——編寫審核報(bào)告——糾正行動(dòng)與跟蹤審核
2. 準(zhǔn)備審核
審核準(zhǔn)備是實(shí)施審核的基礎(chǔ),準(zhǔn)備越充分,審核實(shí)施就越順利,效果越顯著。從認(rèn)證機(jī)構(gòu)接受公司申請,在公司社會(huì)責(zé)任管理體系建立并至少運(yùn)行3個(gè)月后,即可啟動(dòng)審核,開始審核準(zhǔn)備。
2.1 認(rèn)證審核申請的受理
1.公司應(yīng)提交的文件
一旦公司決定申請SA8000認(rèn)證,公司可以同SAI認(rèn)可的認(rèn)證機(jī)構(gòu)聯(lián)系,了解有關(guān)的程序、準(zhǔn)備和條件,然后在咨詢機(jī)構(gòu)或認(rèn)證機(jī)構(gòu)的協(xié)助下,制定認(rèn)證計(jì)劃,逐步實(shí)施。
(1)申請書。申請書應(yīng)是正式的,并由授權(quán)代表簽署。申請書的內(nèi)容應(yīng)包括認(rèn)證范圍、申請公司同意遵守認(rèn)證要求等信息。
(2)調(diào)查問卷。一般包括申請公司簡況,如公司性質(zhì)、名稱、地址、人力及技術(shù)資源,有關(guān)社會(huì)責(zé)任管理體系及其活動(dòng)的信息等。
(3)營業(yè)執(zhí)照或法定代表人授權(quán)書。
(4)產(chǎn)品介紹及工藝流程。
(5)社會(huì)責(zé)任管理手冊,手冊內(nèi)容較簡單時(shí)應(yīng)要求提交程序文件。
2.受理申請的條件
(1)申請方一般應(yīng)具有法人資格,持有商業(yè)注冊證明,具備二級(jí)或委托法人資格也可;
(2)申請方應(yīng)按SA8000社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)建立了文件化的社會(huì)責(zé)任管理體系;
(3)申請方的社會(huì)責(zé)任管理體系已經(jīng)有效運(yùn)行,已完成一次內(nèi)部審核及管理評(píng)審;
(4)申請方的社會(huì)責(zé)任管理體系有效運(yùn)行,一般應(yīng)將全部要素運(yùn)行一遍,并至少有三個(gè)月的運(yùn)行記錄。
3.認(rèn)證機(jī)構(gòu)的合同評(píng)審
認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)對申請方的要求進(jìn)行評(píng)審,并形成記錄。認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)確保:
(1)認(rèn)證的各項(xiàng)要求規(guī)定明確,形成文件并得到理解;
(2)認(rèn)證機(jī)構(gòu)與申請方之間在理解上的差異得到解決;
(3)針對申請方申請的認(rèn)證范圍,營業(yè)場所及一些特殊要求(如申請方使用的語言、申請方的認(rèn)證范圍所涉及的專業(yè)技術(shù)等),認(rèn)證機(jī)構(gòu)有能力實(shí)施認(rèn)證。
4.確定審核范圍
社會(huì)責(zé)任管理體系審核是在審核范圍內(nèi)進(jìn)行的,在認(rèn)證過程中,從申請與受理、合同評(píng)審、實(shí)施審核到認(rèn)證證書描述都涉及審核范圍,確定審核范圍應(yīng)從公司管理權(quán)限、活動(dòng)領(lǐng)域、現(xiàn)場區(qū)域等多方面考慮。審核范圍最初由委托方依據(jù)被審核方體系建立的范圍和擬認(rèn)證的范圍提出,由委托方和認(rèn)證機(jī)構(gòu)雙方經(jīng)過協(xié)商達(dá)成。確定審核范圍的最好方式是由認(rèn)證機(jī)構(gòu)到被審核方初訪時(shí)現(xiàn)場確認(rèn)。
2.2 組成審核組
認(rèn)證機(jī)構(gòu)受理審核申請后,應(yīng)盡快成立審核組,指定審核組長,盡快開始審核準(zhǔn)備工作。
確定審核組的規(guī)模和成員時(shí)應(yīng)考慮如下因素:
1.審核所依據(jù)的SA8000社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn);
2.公司類型、規(guī)模、生產(chǎn)類型、復(fù)雜程度及有關(guān)法規(guī)要求;
3.審核組所需要的專業(yè)人員或?qū)I(yè)技能;
4.使審核組成員特長或能力得到充分發(fā)揮的最佳組合;
5.有利于與被審核方聯(lián)系、接觸所需的語種、語言技巧和個(gè)人技巧;
6.能避免與被審核方產(chǎn)生利益沖突及其他相關(guān)因素。
審核組長應(yīng)及時(shí)向?qū)徍私M成員通報(bào)情況,根據(jù)成員的專業(yè)資格、經(jīng)驗(yàn)和專長分配工作任務(wù),必要時(shí)還可分成若干小組。
2.3 文件預(yù)審